A teljes darabszám önmagában nem elég a szállítás megszervezéséhez. Egy központi átvétel, több iroda és az egyéni címekre történő kézbesítés eltérő szervezést és költséget jelenthet. Ezeket már az ajánlatkérésben érdemes külön jelezni.
Csoportosítsd az átadási pontokat
Készüljön belső lista a helyszínekről, a hozzájuk tartozó mennyiségről és a helyi felelősről. Ahol továbbosztják a csomagokat, legyen idő az átvételre és az ellenőrzésre. A központba érkezés dátuma nem feltétlenül azonos azzal, amikor az ajándék a címzetthez kerül.
Csak szükséges adatot adj tovább
Egyéni kézbesítésnél a szállításhoz szükséges adatokat a szervezet elfogadott folyamatában gyűjtsétek és kezeljétek. Ne kerüljön teljes munkatársi címlista egy széles körben továbbított szervezőlevélbe. A kézbesítési adatokat és a személyes kártyaszövegeket is ellenőrizzétek, mielőtt gyártásba vagy továbbításra kerülnek.
Legyen helye az eltéréseknek
Mi történik, ha valaki szabadságon van, megváltozott a címe vagy sérülten érkezik a csomag? Ne az első probléma után keressetek felelőst. Egyeztessétek előre a kapcsolattartást és az eltérések jelzésének módját. A beszállítóval külön kell tisztázni, milyen kézbesítési megoldást vállal. A végén nem a kiküldött dobozok száma a legfontosabb, hanem az, hogy követhető legyen, kihez jutott el az ajándék és hol maradt teendő.